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Text File  |  1992-03-14  |  3KB  |  43 lines
  1. TIPS & TECHNIQUES
  2.  
  3. By Nate Silverman
  4.  
  5. SORTING AND CONCANTATED FIELDS
  6.  
  7. To avoid having your address labels or form letters look like this:
  8.  
  9. FirstName    Middle        LastName
  10. Address
  11. City        State        Zip
  12.  
  13. you have concantated the fields:
  14.  
  15. FirstName&" "&Middle&" "&LastName
  16. Address
  17. City&", "&State&"  "&Zip
  18.  
  19. How can you now sort before printing, since some fields do not appear separately? Create a new concatenated field called something like "zipsort" or "lastnamesort," combining CHAR(13)& the field on which you wish to sort. CHAR(13) – a return – is invisible. Reduce the field size to one line high and one character wide. Only the invisible CHAR(13) will show, so the field won't print, but you will be able to sort on this field.
  20.  
  21. AUTOMATIC SAME DATE EACH MONTH
  22.  
  23. You want to print the same report monthly, dated the first of the month, like monthly statements. But you won't always have time to run the report on the first (perhaps it's the fifth, or the 28th of the previous month). Calculating the report takes a while, so you want an automatically inserted date, not relying on your memory each time. What's the constant formula for the report's date field?
  24.     IF(DAY(TODAY) < 16,TODAY-DAY(TODAY)+1, (TODAY+16)-DAY(TODAY+16)+1)
  25.  
  26. LONG FORM DATE INCLUDES DAY OF WEEK
  27.  
  28. You want to use the current date in a form letter, or an auto-entry date for new records, each of which relies on the "TODAY" function. You want it in "long" form: "October 15, 1990," but the day of the week always precedes the long form of the date, spoiling desired appearance. How can you retain the long form of the date, but not display the day of the week?
  29.  
  30. This display is a function of the Apple system file, not Reflex Plus. Use the latest available version of ResEdit, open it11 of a copy of your system file on your hard disk, and the display will give you the option to suppress the day of the week in long date form. When you have made and saved the change, exited ResEdit, and safely tested this copy of your system file, start up from a floppy and replace your existing system file on your hard disk with this altered one. This will now work in every program on your hard disk with automatic dating, such as Microsoft Word. 
  31.  
  32. SEARCH ON LINKED FIELDS
  33.  
  34. The Search on... (Command-I) command is handy in Reflex Plus for quickly building the qualification formula to place in the formula bar for selected searches, but it's no help to search on a linked field, because such fields are not included in the choices in the formula-build screen. If you frequently search by criteria which include a linked field, you can make the process run as fast as Command-I by creating a macro (with MacroMaker, QuickKeys or other macro program), which places the cursor in the formula bar and then inserts the desired formula, including the name of the linked field, and then leaves spaces for you to type in the other side of the equal sign in each field:
  35.  
  36. toclient.clientcode = "" AND Date = @
  37.  
  38. You then simply invoke the macro when needed, enter the choices and hit Return.
  39.  
  40. FASTER REPORT CALCULATION
  41.  
  42. If you are running reports on a large subfile and the calculation time is lengthy, you can probably reduce the calculation time to almost nothing flat by running the report through the master file, even if none of the fields in the master file other than the link field are being called. Nest your subfile repeating collection inside a repeating collection for the master file. 
  43.